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Was ist besser – eine interne oder externe IT-Abteilung?

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Eigene IT-Abteilung oder Arbeit extern vergeben? Vor- und Nachteile Ihrer Optionen als KMU

Ihre IT-Abteilung ist mit der momentanen Arbeitslast überfordert? Alltägliche Aufgaben kosten Ihre Mitarbeitenden so viel Zeit, dass größere Projekte stillstehen? Dann sind Sie wahrscheinlich auf der Suche nach zusätzlicher Unterstützung. In diesem Artikel erfahren Sie, welche drei Möglichkeiten Sie als KMU haben, um sich zusätzliche Unterstützung bei Ihren IT-Aufgaben zu holen und welche Vor- und Nachteile diese haben.
Lesezeit: Ca. 6 Minuten

Inhalt

1. Was unterscheidet IT-Generalisten von IT-Spezialisten?

Bevor die Digitalisierung an Fahrt gewonnen hat, konnten Sie Ihre gesamte IT-Abteilung einem einzigen Generalisten sorglos überlassen. Mittlerweile besteht der IT-Bereich mehreren Gebieten, für die Sie Spezialwissen benötigen. Deswegen werden Fachkräfte in der IT heute in Generalisten und Spezialisten unterschieden.
Welche Aufgaben übernimmt ein Generalist für Sie?
Generalisten erfüllen für gewöhnlich die „klassischen“ IT-Aufgaben. Oft übernehmen sie Helpdesk-Aufgaben, reagieren auf technische Anfragen Ihrer Angestellten oder kümmern sich um IT-Anschaffungen. Auch die Behebung von Störungen, das Updaten Ihrer technischen Geräte und die Instandhaltung der Infrastruktur fallen in den Aufgabenbereich der Generalisten.
Was machen IT-Spezialisten?
Spezialisten kümmern sich um Projekte wie Microsoft Office 365, CRM oder IT-Security. Können aber auch thematisch für Datenschutz, E-Mails oder Backups zuständig sein. In der Realität übersteigt das benötigte Fachwissen, aufgrund der häufigen Veränderungen in der IT-Branche, sehr schnell die Kompetenzen eines Generalisten. Deshalb sorgen die heutigen Ansprüche an Ihre IT dafür, dass Sie mehr Spezialisten als Generalisten in Ihrem Unternehmen benötigen. Denn nur so bleiben Sie langfristig wettbewerbsfähig und können die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens garantieren.
Wo genau fehlt Ihnen gerade fachkundige Unterstützung?

Wenn Sie darüber nachdenken, sich Unterstützung zu holen, dann wissen Sie jetzt sicher schon, ob Sie einen Generalisten oder einen Spezialisten suchen. Bedenken Sie aber, dass KMUs heutzutage oftmals beide Arten benötigen. Das erforderliche Detailwissen wächst täglich. IT-Security ist ein Vollzeit-Job. Genauso wie die anderen Themenfelder: Die Betreuung von Microsoft Office 365, eigenständigen HR-Programmen oder Ihrer CRM-Lösung. Darum ist es nicht unüblich, dass zwei bis vier IT-Spezialisten die Aufgaben eines mittelständischen Unternehmens übernehmen.

Abgesehen davon können allein schon alltäglich anfallende IT-Aufgaben eines KMUs ein bis zwei Vollzeit-Generalisten in Anspruch nehmen. Aber da erzähle ich Ihnen womöglich nichts Neues. Die IT-Branche hat sich zu einer personalintensiven Abteilung entwickelt. Umso wichtiger also, dass Sie sich jetzt über Ihre Optionen informieren, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

2. Die interne Lösung: Eine eigene IT-Abteilung

Sie haben eine hohe Arbeitslast in Ihrem IT-Bereich. Die meisten Geschäftsführer:innen denken da intuitiv an mehr Arbeitskräfte. Also eine interne IT-Abteilung. Manche verteilen auch anfallende IT-Aufgaben auf die bestehende Belegschaft. In der Praxis begegnet mir dieses Phänomen ziemlich häufig. Leider sind die Verantwortlichen in den seltensten Fällen dann auch wirklich qualifiziert für ihren Aufgabenbereich. Das hat weitreichende Folge für Ihr Unternehmen. Ungenügende IT-Security macht Sie angreifbar oder überfordertes Fachpersonal setzt Ihre benötigten Lösungen ineffizient um. Denn oft fehlt die richtige Expertise, um Ihr Unternehmen effektiv zu schützen oder Prozesse effizienter zu gestalten. Allerdings ist qualifiziertes Fachpersonal, gerade in der IT, sehr teuer und selten. Das trifft besonders auf festangestellte Mitarbeitende zu, denn hier fallen zusätzliche Personalzusatzkosten von – je nach Branche – 20 bis 50 Prozent an.
Welche Vor- und Nachteile hat eine eigene IT-Abteilung bzw. Ihr bestehendes Team zu erweitern?
Sie profitieren von folgenden Vorteilen, wenn Sie sich auf interne Arbeitskräfte für Ihre IT verlassen:
  • Ihre IT-Abteilung erreichen Sie rund um die Uhr
  • Ihr Ansprechpartner und der Verantwortungsbereich sind klar geregelt
  • Sie müssen keinem externen Dienstleister vertrauen
Aber Sie müssen auch folgende Nachteile in Kauf nehmen:
  • Ihre Personalkosten sind vergleichsweise hoch
  • Fort- und Weiterbildungen sind zeitintensiv, aber notwendig
  • Krankenstände oder Urlaub hemmen Ihre Produktivität
Wenn Sie also darüber nachdenken, eine eigene IT-Abteilung aufzubauen oder zu erweitern, dann müssen Sie sich der finanziellen Herausforderung bewusst sein. Sie benötigen sowohl Generalisten als auch Spezialisten. Gerade letztere sind sehr gefragt und dementsprechend rar und teuer.
Was ist besonders wichtig, wenn Sie eine interne Lösung möchten?

Vermeiden Sie dringend, IT-Aufgaben einfach anderen Fachbereichen Ihres Unternehmens zuzuschieben, sondern investieren Sie tatsächlich in Ihre eigene Abteilung, falls Sie eine interne Lösung bevorzugen. Denn wichtige Aufgabenbereiche wie Ihre IT-Sicherheit leiden darunter, wenn unqualifizierte Mitarbeitende sich darum kümmern müssen. Das ist ein Mitgrund dafür, dass Hackerangriffe deutsche Unternehmen, laut einer aktuellen Studie von HDI, durchschnittlich 95.000 € kosten. Größere Mittelständler berichten sogar von Schäden bis zu 500.000 Euro.

Überlegen Sie sich beim Aufbau oder einer Erweiterung Ihrer IT-Abteilung also genau, wo Sie am dringendsten Unterstützung brauchen oder welche spezifischen Projekte gerade Priorität haben. Entwickeln Sie dann eine klare Strategie, damit Ihre interne Lösung erfolgreich funktioniert. Dringende Fragen sind: Welche Fachkräfte benötigen Sie? Braucht es mehr Generalisten, damit Ihre Fachkräfte effektiv arbeiten können? Und sind Ihre Zielvorgaben präzise genug formuliert, um die gewünschten Resultate zu fördern? In der Praxis brauchen Sie, in den meisten Fällen, mehr Senior-Fachkräfte, mit spezifischem Fachwissen, was bei der aktuellen Lage am Arbeitsmarkt herausfordernd sein kann.
Welche anderen Optionen stehen Ihnen also zur Verfügung?

3. Externe Unterstützung: Der Freelancer

Sie sind auf der Suche nach Unterstützung, aber momentan finden Sie keine geeigneten Angestellten auf dem Arbeitsmarkt? Dann haben Sie sicher schon über einen IT-Freelancer nachgedacht. Freelancer sind, in der Regel, Spezialisten, die Firmen tatkräftig in ihrem Spezialgebiet unterstützen können. Freelancer sind oft Selbstständige, was bedeutet, dass Sie jemanden engagieren, der voraussichtlich alleine arbeitet. Daraus resultieren spezifische Vor- und Nachteile, sollte Ihre Wahl auf einen IT-Freelancer fallen.
Welche Vor- und Nachteile kommen mit einem Freelancer auf Sie zu?
Eigenständige Freelancer bringen Ihnen folgende Vorteile für Ihr Unternehmen:
  • Ihre Kosten sind überschaubar
  • Solides Fachwissen
  • Freelancer arbeiten in der Regel fokussiert und ergebnisorientiert
Diese Nachteile kommen mit Freelancern auf Sie zu:
  • Ihr Freelancer hat nicht durchgehend Zeit für Sie
  • Bei Krankheit oder Urlaub herrscht Stillstand
  • Freelancer arbeiten, üblicherweise, nicht vor Ort
Ihr größter Vorteil mit einem Freelancer ist der Kostenpunkt. Freelancer sind günstiger als Angestellte oder IT-Systemhäuser und eignen sich sehr gut, um kleinere, punktuelle Probleme zu lösen oder falls Sie generell ein kleineres Unternehmen führen. Falls Sie potenzielle Wartezeiten durch Krankheit oder Urlaub abschrecken bzw. dass Sie Ihren Partner nicht durchgehend erreichen können, dann könnte ein Systemhaus vielleicht eher Ihren Erwartungen gerecht werden.
Was müssen Sie beachten, wenn Sie einen Freelancer für Ihre IT engagieren möchten?
Jahrelange Erfahrung in der IT-Branche haben dazu geführt, dass ich an Freelancer eine Reihe an Anforderungen stelle, bevor ich eine Zusammenarbeit in Betracht ziehe. Achten Sie vor allem darauf, dass die Erfahrung des Selbstständigen von vorherigen Projekten oder Anstellungen zu Ihrem Anforderungsprofil passt, damit Ihre Aufgaben zufriedenstellend erfüllt werden können. Ebenso wichtig ist, dass der Freelancer sich regelmäßig selbst fortbildet.
Arbeiten Sie nur mit Freelancern zusammen, die einen organisierten und professionellen Eindruck auf Sie machen. Dazu gehören ausgeprägtes, logisches Denken und eine gewisse Wortgewandtheit. So ersparen Sie sich viel Ärger. Falls Ihre finanziellen Ressourcen begrenzt sind oder Sie als Geschäftsführender eines kleineren Unternehmens jemanden für eine spezifische Aufgabe in Ihrer IT suchen, dann kann ein Freelancer durchaus Ihre beste Option sein. Angenommen, der- oder diejenige erfüllt die angeführten Anforderungen.

4. Externe Expertise: Das IT-Systemhaus

Eine weitere Option ist, Ihre IT-Aufgaben an ein IT-Systemhaus abzugeben. Bisher nutzen noch wenige KMUs diese Option – vielleicht weil viele Unternehmenden die Kosten fürchten. Doch diese Sorge ist unberechtigt. Kostentechnisch sparen Sie sich mit dem Outsourcing an ein kompetentes IT-Haus tatsächlich viel Geld, wenn Sie die Kosten einer internen IT-Abteilung vergleichen. Außerdem profitieren Sie mit IT-Systemhäusern von der gebündelten Expertise mehrerer Generalisten und Spezialisten, die täglich ihren Wissensstand erweitern und sich miteinander austauschen.

Welche Vor- und Nachteile erwarten Sie bei einer Zusammenarbeit mit einem IT-Systemhaus?
Sie können von diesen Vorteilen profitieren, wenn Sie mit einem IT-Systemhaus zusammenarbeiten:
  • Fachkundige Generalisten und Spezialisten mit aktueller Expertise
  • Sie können Ihre großen Projekte (CRM, E-Mail, etc.) bedenkenlos abgeben
  • Sie profitieren von fachkundiger Expertise zu einem günstigen Preis
Aber auch IT-Systemhäuser haben eigene Nachteilen:
  • Sie haben höhere Ausgaben als für einen Freelancer
  • Ihr Dienstleister ist, i.d.R., nicht dauerhaft vor Ort
  • Es können nur Probleme gelöst werden, die Sie kommunizieren
IT-Systemhäuser eignen sich auch optimal als Sparringspartner. Sie können sich nach Bedarf auf die passgenaue und fachkundige Unterstützung Ihres Partners verlassen. So haben Sie immer den richtigen Ansprechpartner, egal, ob Sie strategische Planung, technische Umsetzung oder fachmännische Beratung benötigen. Trotzdem entfallen zusätzliche Ausgaben wie Lohnnebenkosten der Erweiterung Ihrer internen Abteilungen.
Auch wenn Ihre eigene IT-Abteilung bereits gut aufgestellt ist, kann das IT-Systemhaus die genau richtige Wahl für Sie sein. Denn zeitintensive Aufgaben wie die Überwachung der Infrastruktur, Software-Updates auf all Ihren Endgeräten oder das Erstellen von Backups können Sie auslagern. So reduzieren Sie Ihre internen Zeitfresser, was die Produktivität Ihres eigenen Teams erhöht.

Gleichzeitig profitieren Sie vom Fachwissen der Spezialisten, was Ihr CRM, ERP, Ihre Digitalisierung, HR oder Ihr Dokumentenmanagement (DMS) betrifft, sollte Ihre eigene IT bei einem größeren Projekt auf Probleme stoßen. Denn Fort- und Weiterbildung sind die Existenzgrundlage eines IT-Systemhauses. Deswegen herrscht ständiger Wissensaustausch sowohl intern als auch extern.

Worauf sollten Sie bei der Wahl Ihres IT-Systemhauses achten?
Ganz allgemein gilt das Gleiche wie für jede Zusammenarbeit: Die Chemie muss stimmen. Hier entscheidet natürlich Ihr Bauchgefühl, aber oft lohnt sich auch schon ein Blick auf die Größe. Persönliche Betreuung und individuelle Beratung sind für KMUs extrem wichtig und genau hier begegnen Ihnen mittelgroße IT-Systemhäuser auf Augenhöhe. Ihr Partner sollte professionell sein, Sie nicht mit Fachchinesisch überfordern und ein Gespür dafür entwickeln, was Sie tatsächlich benötigen.
Passgenaue IT-Lösungen entstehen aus partnerschaftlichen Geschäftsbeziehungen. Das kann nicht funktionieren, wenn Ihr Systemhaus nur an Umsatz interessiert ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Geschäftspartner sich die Vorgänge in Ihrem Unternehmen genau erklären lässt. Es gibt keine oberflächlichen Lösungen in der IT – so entstehen zukünftige Probleme.
Selbstverständlich muss auch die Expertise passen. Heutzutage sollte jedes IT-Systemhaus Spezialisten für Microsoft, Security, E-Mail, CRM und alle anderen Kernbereiche der IT beschäftigen.
ifaktor – Ihr professioneller IT-Partner aus Köln

ifaktor – Ihr professioneller IT-Partner aus Köln

Machen Sie Ihre IT zum Wachstumsfaktor: ifaktor wurde 1999 im Herzen von Köln gegründet. Seither bieten wir aufstrebenden und mittelständischen Unternehmen in NRW maßgeschneiderte und investitionssichere IT-Lösungen, die das Wachstum gezielt unterstützen. Je nach Bedarf als externe IT-Abteilung, als Unterstützung für Ihr internes Team oder als Projektpartner.

5. So finden Sie schnell den geeigneten Partner für Ihre Anforderungen

Abschließend können Sie sich hier eine zusammenfassende Tabelle mit den wichtigsten Faktoren ansehen, um einfach den geeigneten Partner für Ihre Situation zu finden.
IT-Mitarbeiter
IT-Freelancer
IT-Systemhaus

IT-Expertise
mittel
hoch

hoch

Ausfallrisiko (Krankheit, Urlaub)
hoch
hoch

gering

Betreuungsaufwand

mittel

mittel

gering

Weiterbildung

gering

mittel

hoch

Kosten/Monat

hoch

gering

gering

Personalzusatzkosten

hoch

keine

keine

Für wen?
Mittelständische bis große Unternehmen, die interne Abteilungen bevorzugen.
Sehr kleine Firmen oder punktuell als Spezialist.

Unternehmen jeder Art, die komplexe IT-Vorhaben zeitnah umsetzen möchten.

Nicht geeignet für:
Unternehmen, die sofort Fachwissen brauchen.

Nicht als Generalist geeignet.

Geschäftsführer, die jederzeit Ansprechpartner vor Ort haben möchten.
Egal, für welche Art von Unterstützung Sie sich auch entscheiden, das wichtigste Merkmal Ihrer idealen IT-ler, das nicht in der Tabelle genannt wird, ist Verlässlichkeit. Größere IT-Vorhaben brauchen in der Umsetzung etwas Zeit. Kleinere IT-Vorhaben brauchen Sie wahrscheinlich entsprechend schnell. In beiden Fällen muss auf Ihren Partner Verlass sein. Ganz gleich, ob Sie eigene Mitarbeitende, Freelancer oder ein IT-Systemhaus mit der Aufgabe betraut haben.

Und genau das schätzen Kunden, wie z. B. Fortuna Köln, seit über 20 Jahren besonders an unserer Zusammenarbeit.

6. Was zeichnet ifaktor als Systemhaus aus?

Ihre Vorteile im Überblick:

In den letzten 25 Jahren als IT-Systemhaus war uns Verlässlichkeit immer besonders wichtig und ein entscheidender Erfolgsfaktor für unsere Kunden. Darum steht ifaktor für Integrität und individuelle Lösungen, damit Ihre IT Ihnen als entscheidender Wachstumsfaktor dient. Unsere internen Spezialisten richten sichere Sharepoints ein, bewerkstelligen Migrationen auf neue Systeme oder betreuen die Einführung einer neuen Software. Sie profitieren von ihrer Expertise für E-Mail, IT-Security, Backup und Microsoft 365 oder HR-, CRM- oder ERP-Projekte. Genauso können Sie sich aber auch beim klassischen IT-Support auf ifaktor verlassen.

Zusätzlich bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Sie vor Ort zu besuchen – ganz gleich, ob Sie gerne wichtige, strategische Besprechungen in Person durchführen möchten oder ein dringendes Problem vor Ort gelöst werden muss. Vertrauen bedeutet Verfügbarkeit. In besonderen Fällen stellen wir Ihnen gerne einen Mitarbeitenden zur Verfügung, der täglich vor Ort erscheint und Ihre interne IT-Abteilung tatkräftig unterstützt.

Wichtig: wir suchen mit Ihnen immer nach den Lösungen mit geringstem finanziellen Aufwand für Sie und dem größten Nutzen. Denn oft sind es schon kleine, grundlegende Maßnahmen, mit denen Sie Ihre IT zur soliden Basis für Ihr Unternehmenswachstum machen. Die fachkundige und kosteneffiziente Lösung Ihrer Anliegen steht im Fokus unsere Bemühungen. So investieren Sie weniger Geld als in eine interne IT-Abteilung, aber profitieren trotzdem jederzeit vom aktuellsten Fachwissen.

Wenn Sie herausfinden möchten, wie eine potenzielle Zusammenarbeit aussehen könnte, dann melden Sie sich gerne unverbindlich bei mir.
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Über den Autor

Hallo, ich bin Sven Berghoff, Teil der Geschäftsleitung bei ifaktor und arbeite seit mehr als 20 Jahren im Bereich IT-Dienstleistungen für KMU. Im Unternehmen verantworte ich die beiden Kernbereiche IT-Security und IT-Betreuung. Ich poste zu den beiden Themen regelmäßig auf LinkedIn  – vernetzen Sie sich gerne mit mir.

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