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Fortuna Köln wechselt ifaktor als externe IT-Abteilung ein

Mit kompletter Cloud-Transformation und Managed Services ist die Fortuna heute hochmodern, effizient und cyber-sicher aufgestellt

Über Fortuna Köln

Der Fußball-Club aus dem Kölner Süden wurde 1948 gegründet. Der wirtschaftliche und sportliche Geschäftsbetrieb wurde 2009 aus dem gemeinnützigen Verein ausgegliedert und in die SC Fortuna Spielbetriebs-GmbH mit heute 10 Mitarbeitenden überführt. Der GmbH gehört auch die Profiabteilung an, die von hier aus verwaltet wird und die vom Gesamtverein losgelöst ist. Die Fortuna spielt in der Saison 2023/24 in der Regionalliga West. Mehr erfahren unter: www.fortuna-koeln.de

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DIE AUSGANGSLAGE

Der Fußballclub Fortuna Köln hat Aufstiegsambitionen – und ehrgeizige Ziele erreicht man am besten, wenn auf allen Ebenen effizient und strukturiert gearbeitet werden kann. Daher wurde es bei GmbH (SC Fortuna Spielbetriebs-GmbH) und Verein (S.C. Fortuna Köln e.V.) Zeit, die IT-Infrastruktur neu aufzusetzen. Die GmbH wandte sich an ifaktor als Fortuna-Partner und damit Teil des club-eigenen Business-Netzwerks.

KMU-typische IT-Situation

Die IT-Situation, die wir antrafen, glich der in unzähligen anderen KMUs: Das Hard- und Software-Ökosystem war organisch gewachsen. Es gab kein dediziertes IT-Team und keinen geregelten Support. Die E-Mail-Postfächer waren bei einem teuren, aber nicht mehr zeitgemäßen Anbieter gehostet. Es gab kein zentrales E-Mail-Passwort-Management – schwierig etwa bei Mitarbeiter-Wechseln – und keine wirklich revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Kein Rechte- und Rollensystem

Die Unternehmensdaten waren auf einem internen NAS-Server gespeichert. Es gab keine professionelle Rechteverwaltung – problematisch für die IT-Sicherheit und zudem gefährlich, weil Daten auch unbeabsichtigt durch Mitarbeiter gelöscht werden können. Bei der genutzten Software handelte es sich teils um Versionen, die nicht für den Einsatz in Unternehmen konzipiert waren und denen entsprechend wichtige Funktionen fehlten.

Flexibles Arbeiten erschwert

Die IT-Infrastruktur war ungenügend auf Kollaboration, Home Office und mobiles Arbeiten ausgelegt; Datenspeicherung auf USB-Sticks war häufig die Alternative, wenn Mitarbeiter remote arbeiten wollten.

Gewünscht: Der große Rundum-Schlag

Alle diese Punkte wollte die SC Fortuna Spielbetriebs-GmbH durch ein komplett neues Aufsetzen der IT lösen. Gewünscht war eine zeitgemäße, effiziente und optimal strukturierte IT. Wichtige Anforderungen waren verlässliche Cyber Security, die Möglichkeit mobilen Arbeitens, verbesserte digitale Kollaboration, revisionssichere E-Mail-Ablage, professionelle Backups und rechtegesteuerter, abgesicherter Datenzugriff. IT-Sicherheit und Support sollten ausgelagert werden.

DIE UMSETZUNG

Mit einem Umzug zu Microsoft 365 vollzogen wir für die Fortuna eine vollständige Cloud-Transformation. Als Hauptkonto legten wir einen Office Tenant an. Unter diesem Dach laufen heute alle Software-Lizenzen – sauber getrennt nach den teureren Business-Tarifen für die GmbH und die günstigeren Non-Profit-Lizenzen des eingetragenen Vereins.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Die Postfächer migrierten wir vom bisherigen Anbieter hin zu Microsoft Outlook, legten Postfächer und Nutzer an. Mit Hornetsecurity 365 Total Protection richteten wir eine revisionssichere E-Mail-Archivierung und -Sicherung ein; Spam- und Phishing-Schutz inklusive.

Cloud-Transformation mit Backup

Wir konzipierten eine neue Datenstruktur und übertrugen alle Daten vom hausinternen NAS-Server auf Microsoft SharePoint. Das Backup liegt sicher bei Hornetsecurity – unserem deutschen Top-Partner für IT-Security. Die Fortuna definierte, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten erhalten sollten und wir richteten ein entsprechendes Rechte- und Rollensystem ein. Zusätzlich implementierten wir eine Multi-Faktor-Authentifizierung für alle User.