IT-Outsourcing als Wachstumsfaktor für KMUs: Alles, was Sie wissen müssen

Oktober 5, 2023

Da Sie sich gerade mit dem Thema IT-Outsourcing beschäftigen, ist das bestimmt nichts Neues für Sie: In der heutigen, digitalisierten Welt ist eine moderne und zuverlässige IT ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens. Aber die Technik entwickelt sich im Eiltempo weiter, darum ist es für viele Unternehmen ein nicht enden wollender, aufwendiger Prozess, ihre IT auf dem aktuellsten Stand zu halten. Das zeigt unsere Erfahrung aus unserer Arbeit mit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Viele von ihnen sehen sich häufig mit einer Reihe von Herausforderungen und Hindernissen konfrontiert, die sie davon abhalten, sich mit ruhigen Gewissen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.

Zu den typischen Herausforderungen von KMUs in der IT gehören der Mangel an Fachwissen und aktuellstem Know-how, begrenzte Ressourcen und Budgets, sowie der ständige Druck, mit den neuesten Technologien und Trends Schritt zu halten. Dazu kommt, dass die meisten KMUs logischerweise nicht von IT-Fachleuten geführt werden und keine eigene IT-Abteilung haben. Und wenn sie doch interne ITler haben, können sie aus Ressourcen- oder aufgrund ihrer Spezialisierung nicht alle Bereiche ausreichend abdecken. Häufige Folgen davon sind Lücken in der IT-Sicherheit und, dass Innovationen, die zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen könnten, nicht oder nicht richtig genutzt werden.

Der Fachkräftemangel in der IT-Branche macht es auch nicht gerade leichter für KMUs, ihre IT-Themen kosteneffizient und zuverlässig abzudecken. Gut möglich, dass einer oder mehrere dieser Gründe auch Sie dazu veranlasst haben, sich mit dem Thema IT-Outsourcing zu beschäftigen. Aber ist die Auslagerung Ihrer IT wirklich die Lösung für alle Ihre IT-Probleme?

Natürlich profitieren Sie durch das Auslagern von IT-Aufgaben an externe Dienstleister von den Fachkenntnissen und Erfahrungen spezialisierter IT-Experten, ohne die Kosten für ihre Einstellung und Schulung tragen zu müssen. Es stimmt auch, dass IT-Outsourcing dafür sorgen kann, dass Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Mit dem richtigen Anbieter bleibt Ihre IT-Sicherheit auf dem aktuellsten Stand, Sie können Innovationen vorantreiben und sich somit letztlich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Aber wie finden Sie den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen? Worauf müssen Sie bei Ihrer Wahl achten und wann macht es überhaupt Sinn für Sie, Ihre IT auszulagern? Das erfahren Sie – neben allen Vor- und Nachteilen von IT-Outsourcing – in diesem Artikel.

Lesezeit: Ca. 5 Minuten

Inhalt

1. Was ist IT-Outsourcing?

Sehen wir uns für den Anfang einmal an, was IT-Outsourcing überhaupt ist: Man spricht von IT-Outsourcing, wenn ein Unternehmen bestimmte IT-Funktionen oder IT-Dienstleistungen an externe Anbieter auslagert. Diese externen Dienstleister, z. B. IT-Systemhäuser oder Managed Service Provider, übernehmen und verwalten die IT-Aufgaben und -Prozesse dann für das jeweilige Unternehmen. Die meisten Unternehmen setzen auf IT-Outsourcing, um die Effizienz ihrer Prozesse zu verbessern, um ihre IT-Kosten zu senken und hohe finanzielle Schäden durch Cyberattacken zu vermeiden.

2. Ihre Vorteile mit IT-Outsourcing

Jetzt wissen Sie, was IT-Outsourcing ist – kommen wir nun zu den Vorteilen von IT-Auslagerung für Ihr Unternehmen.

Adieu Fachkräftemangel

Durch IT-Outsourcing haben Sie direkten Zugang zu qualifizierten IT-Spezialisten, ohne dass Sie sich um die Anwerbung, Schulung und Bindung von Fachkräften kümmern müssen. Das ist unserer Erfahrung nach besonders nützlich für KMUs, die mit größeren Unternehmen um begrenzte IT-Ressourcen konkurrieren.

Fokus auf Ihre Kernaufgaben

Ein weiterer großer Vorteil davon, wenn Sie Ihre IT outsourcen, ist, dass Sie Ihre Ressourcen auf Ihre Kernkompetenzen und strategischen Ziele konzentrieren können, anstatt Zeit und Energie auf IT-Aufgaben zu verwenden. Durch das Auslagern von routinemäßigen oder spezialisierten IT-Funktionen kann sich Ihr internes Team – sofern Sie eines haben – auf die Bereiche konzentrieren, die direkt zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen.

Bewältigung von Lastspitzen

Durch eine externe IT-Abteilung können Sie flexibel auf Lastspitzen reagieren. Wenn das Arbeitsaufkommen saisonal oder durch spezielle Projekte höher als sonst ist, können Sie einfach mehr IT-Dienstleistungen von Ihrem Outsourcing-Partner beziehen. Das bietet den Vorteil, dass sie keine zusätzlichen internen Ressourcen aufbauen oder freisetzen müssen, die zu anderen Zeiten möglicherweise nicht vollständig ausgelastet sind.

Verbesserung der Transparenz

Mit IT-Outsourcing können Sie Ihre IT-Kosten besser steuern und planen. Viele Outsourcing-Dienstleister bieten standardisierte Dienstleistungen mit klar definierten Preisen an. Dadurch können Unternehmen im Voraus besser planen und ihre IT-Kosten transparenter gestalten.

Aktuelle technologische Entwicklungen

Durch IT-Outsourcing profitieren Sie von den neuesten technologischen Entwicklungen und Best Practices. Und zwar ohne, dass Sie diese selbst implementieren müssen. Kompetente IT-Dienstleister sind immer auf dem neuesten Stand der Technik und können Sie in Bereichen wie Cloud-Computing, Cybersicherheit und Datenanalyse unterstützen.

Schritt halten mit der Zukunft

Der rasante technologische Fortschritt erfordert ständige Anpassungen und Weiterentwicklungen in der IT. Durch IT-Outsourcing haben Sie Zugang zu Experten, die sich ständig weiterbilden und auf dem Laufenden bleiben. So können Sie mit den technologischen Entwicklungen Schritt halten und sind für aktuelle und zukünftige Herausforderungen gewappnet.

Ihre Vorteile im Überblick:

Sie reagieren flexibel auf Lastspitzen
Sie steuern und planen IT-Kosten deutlich besser
Sie sind immer auf dem neuesten Stand der Technik
Sie haben direkten Zugang zu qualifizierten IT-Spezialisten
Sie können sich wieder auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren
Ihr Unternehmen ist optimal gegen Cyberangriffe und Datenverlust geschützt

3. Nachteile und Herausforderungen beim IT-Outsourcing

Natürlich reicht es nicht, sich einfach den nächstbesten Anbieter zu suchen und ihm seine IT zu übergeben. Es gibt auch einige Dinge, die Sie bei Ihrer Anbieterwahl beachten sollten und Risiken, deren Sie sich vorher bewusst sein müssen.

Welche das sind, sehen wir uns jetzt an:

Qualitätskontrolle

Eines der größten Risiken beim IT-Outsourcing ist die Kontrolle über die Qualität der Dienstleistungen. Wenn Sie Teile Ihrer IT auslagern, können Sie die Qualität und Effizienz der erbrachten Dienstleistungen oft nur schwer überwachen und steuern. Wenn Sie einen großen Teil Ihrer IT auslagern, machen Sie sich zudem auch abhängig von Ihrem Anbieter. Umso wichtiger ist eine solide Vertrauensbasis. Damit Sie vor allem zu Beginn immer im Bilde darüber sind, wie es um Ihre IT steht, sollten Sie mit Ihrem Anbieter klare Leistungskriterien und -metriken definieren und regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen durchführen.

Sicherheitsrisiken

Die Auslagerung von IT-Dienstleistungen kann auch Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Der Austausch von sensiblen Daten und Informationen mit einem externen Dienstleister erfordert umfassende Sicherheitsmaßnahmen und klare Regelungen zum Datenschutz. Ein vertrauenswürdiger IT-Partner sollte über umfangreiche Sicherheitszertifikate verfügen und sich dazu verpflichten, die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten.

Kommunikationsbarrieren

Sollten Sie einen Dienstleister aus einem anderen Land oder gar einer anderen Zeitzone beauftragen, kann es schwierig sein, eine effektive und zeitnahe Kommunikation aufrechtzuerhalten. Darum empfehlen wir Ihnen, sich möglichst einen Partner aus der Region, zumindest aber aus dem DACH-Raum zu suchen. Abgesehen davon, dass Anbieter in Deutschland, Österreich und der Schweiz in der Regel vertrauter mit Ihren IT-Pflichten und Herausforderungen sind.

ifaktor – Ihr professioneller IT-Partner aus Köln

Machen Sie Ihre IT zum Wachstumsfaktor: ifaktor wurde 1999 im Herzen von Köln gegründet. Seither bieten wir aufstrebenden und mittelständischen Unternehmen in NRW maßgeschneiderte und investitionssichere IT-Lösungen, die das Wachstum gezielt unterstützen. Je nach Bedarf als externe IT-Abteilung, als Unterstützung für Ihr internes Team oder als Projektpartner.

4. Wann ist IT-Outsourcing sinnvoll?

Es gibt Szenarien, in denen das Auslagern der IT einfach Sinn macht. Ob das für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Allerdings gibt es einige allgemeine Szenarien, in denen sich IT-Outsourcing unserer Erfahrung nach meistens lohnt:

Wenn IT-Fachkräfte Mangelware sind

Der Fachkräftemangel in der IT ist kein Geheimnis. Es ist oft wirklich schwer, qualifizierte IT-Mitarbeiter zu finden und zu halten, vor allem, wenn Ihr Unternehmen in einer kleinen Stadt und/oder nicht in der Technologiebranche tätig ist. In diesem Fall kann IT-Auslagerung die perfekte Lösung für Sie sein, da es Ihnen ermöglicht, auf einen Pool von Fachleuten zuzugreifen, die sonst schwer zu erreichen wären.

Wenn die IT-Kosten aus dem Ruder laufen

Ihre IT-Kosten können sich schnell aufsummieren, vor allem, wenn neben den Hardware- und Softwarekosten auch noch die Kosten für Wartung, Support und Ausbildung dazukommen. Das Auslagern Ihrer IT kann eine kosteneffiziente Möglichkeit sein, diese Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre IT-Anforderungen erfüllt werden.

Wenn Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten

Wenn IT nicht zu den Kernkompetenzen Ihres Unternehmens gehört, kann das Auslagern dieser Funktionen Ihnen und Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können. Das kann dazu beitragen, die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern und somit das Wachstum Ihres Unternehmens beschleunigen.

Wenn Sie Ihre IT dringend modernisieren müssen

Die Technologie entwickelt sich ständig weiter und es kann eine Herausforderung sein, auf dem Laufenden zu bleiben. Ein kompetenter IT-Partner kann Ihnen dabei helfen, auf dem neuesten Stand der Technologie zu bleiben, ohne dass Sie ständig in neue Hardware und Software investieren oder Ihre Mitarbeiter fortlaufend schulen müssen.

5. Wie Sie den für Sie passenden IT-Partner wählen

Gut, Sie wissen jetzt, was die Vor- und Nachteile von IT-Outsourcing sind und wann es Sinn macht, sich einen Anbieter zu suchen. Aber: ob das Auslagern Ihrer IT – bzw. Teile davon – für Sie wirklich so funktioniert, wie Sie es sich wünschen, hängt zu einem großen Teil von der Wahl Ihres Anbieters ab.

Hier sind 5 Tipps, um den passenden IT-Partner zu finden:

1. Erfahrung und Fachwissen:

Prüfen Sie, ob Ihr potenzieller Partner über ausreichende Erfahrung und Fachwissen in den IT-Bereichen verfügt, die Sie auslagern möchten. Sie können das tun, indem Sie sich Referenzen und Fallstudien von früheren Projekten des Anbieters ansehen.

2. Sicherheit und Compliance:

Stellen Sie in einem gemeinsamen Gespräch sicher, dass der Dienstleister strenge Sicherheitsstandards einhält und alle relevanten Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen erfüllt.

3. Flexibilität:

Ein guter IT-Outsourcing-Partner sollte in der Lage sein, sich an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen und flexible Vertragsbedingungen anzubieten.

4. Kommunikation:

Eine klare und effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg Ihres IT-Outsourcings. Ihr Dienstleister sollte Sie proaktiv auf dem Laufenden halten und Ihnen regelmäßige Updates und Berichte liefern.

5. Kundenzufriedenheit:

Sehen Sie sich an, was bestehende Kunden über ihre Erfahrungen mit dem Anbieter erzählen. Kundenerfahrungen und Bewertungen können Ihnen einen wertvollen Einblick in die Qualität der Dienstleistungen und die Kundenbetreuung des Anbieters geben. Einigen Sie sich vorab auf klare Abmachungen. Z. B. indem Sie einen Servicevertrag aushandeln, der alle Aspekte der Zusammenarbeit klar definiert. Einschließlich Leistungserwartungen, Preisgestaltung, Vertragsdauer, Kündigungsbedingungen und Konfliktlösungsverfahren.

6. Fazit: IT-Outsourcing als strategischer Wachstumsfaktor für Ihr KMU

Unter den richtigen Voraussetzungen und mit dem passenden Partner kann IT-Outsourcing ein entscheidender Wachstumsfaktor für Sie und Ihr KMU sein. Es bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen, von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen bis hin zum Zugang zu Fachwissen und modernster Technologie. Allerdings gibt es auch einige Risiken, derer Sie sich bewusst sein sollten, bevor Sie einen Anbieter mit Ihrer IT betrauen. Darum sollten Sie Ihren Anbieter sorgfältig auswählen und sichergehen, dass Ihre IT nach aktuellsten Standards, Ihren Anforderungen und wie besprochen betreut wird.

Wenn Sie IT-Outsourcing nicht nur nutzen möchten, um das Thema IT als lästiges Übel abhaken, sondern sich damit einen Wettbewerbsvorteil verschaffen möchten: Sorgen Sie mit Ihrem Anbieter dafür, dass es gut es in die Gesamtstrategie und die betrieblichen Abläufe Ihres Unternehmens integriert ist. So können Sie IT-Outsourcing als strategisches Werkzeug nutzen, ihr Wachstumspotenzial maximieren und möglicherweise mit deutlich größeren Unternehmen schritthalten. Trends wie Cloud-Technologie, Automatisierung und Künstlichen Intelligenz werden weiter an Bedeutung gewinnen und den technologischen Fortschritt weiter vorantreiben. Auch das bietet Ihnen als KMU Chancen, wenn Sie einen Partner finden, der Ihre IT hier jederzeit am aktuellsten Stand hält, damit Ihre IT sicher für die Zukunft aufgestellt ist.

Für KMUs in Köln und NRW: Machen Sie IT-Outsourcing zum Wachstumsfaktor

Als ambitioniertes KMU brauchen Sie keine generischen Standardlösungen für Ihre IT. Sie möchten mit dem teilweise größerem Mitbewerb mithalten können – ihm am besten auch noch einen Schritt voraus sein. Das gelingt Ihnen nur, wenn Sie passgenaue Lösungen nutzen, die sich kompromisslos in Ihre Unternehmensstrategie einfügen. Genau das tun wir seit 20 Jahren als langfristiger, strategischer Partner für unsere aufstrebende Kunden. Als mittelständisches Unternehmen kennen wir Ihre Hürden und Herausforderungen. Als IT-Experten wissen wir, welche Lösungen Sie benötigen, um sie zu überwinden und Ihr Wachstum voranzutreiben.

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Häufige Fragen & Antworten zum Thema

Was ist IT-Outsourcing, und wie funktioniert es?

IT-Outsourcing bedeutet, dass ein Unternehmen bestimmte IT-Funktionen an einen externen Dienstleister auslagert, anstatt sie intern zu verwalten. Das kann eine Vielzahl von Dienstleistungen umfassen, einschließlich Infrastrukturmanagement, Software- und Anwendungsentwicklung, sowie Geschäftsprozess-Outsourcing. Die spezifische Funktionsweise des IT-Outsourcings variiert je nach den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens sowie den vereinbarten Bedingungen mit dem Outsourcing-Anbieter.

Was sind die Vorteile von IT-Outsourcing?

Einige der Hauptvorteile von IT-Outsourcing sind Kosteneinsparungen, Zugang zu Fachwissen und fortschrittlicher Technologie, erhöhte Effizienz, und die Möglichkeit für das Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren. IT-Outsourcing kann auch dazu beitragen, das Problem des Fachkräftemangels in der IT-Branche zu lösen, indem es Unternehmen unkomplizierten Zugang zu qualifizierten IT-Experten bietet.

Was sind die Nachteile von IT-Outsourcing?

Zu den Nachteilen von IT-Outsourcing gehören potenzielle Probleme mit der Qualitätskontrolle, Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit dem Zugang zu sensiblen Daten und Systemen, und mögliche Kommunikationsbarrieren mit dem Outsourcing-Anbieter. Darum sollten Unternehmen diese Risiken bei der Entscheidung für IT-Outsourcing sorgfältig abwägen und Strategien zur Risikominderung einführen.

Wann ist IT-Outsourcing sinnvoll?

IT-Outsourcing ist besonders sinnvoll, wenn Fachkräftemangel herrscht, die IT-Kosten steigen, Sie sich auf Kerngeschäfte konzentrieren möchten oder eine Aktualisierung der IT-Infrastruktur benötigt wird. Die Entscheidung sollte allerdings immer auf den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens basieren.

Wie wählt man den richtigen IT-Outsourcing-Partner?

Die Auswahl des richtigen IT-Outsourcing-Partners hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die spezifischen IT-Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens, der Ruf und die Erfahrung des Anbieters, und die Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur und -strategie.

Wie sieht die Zukunft des IT-Outsourcings aus?

Die Zukunft des IT-Outsourcings sieht vielversprechend aus, angetrieben von technologischen Fortschritten wie Cloud-Computing, Automatisierung und Künstlicher Intelligenz. Diese Trends eröffnen neue Möglichkeiten für das Outsourcing von IT-Dienstleistungen und könnten dazu beitragen, die Effizienz und den Wert von IT-Outsourcing für Unternehmen weiter zu steigern.

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Über den Autor

Hallo, ich bin Sven Berghoff, Teil der Geschäftsleitung bei ifaktor und arbeite seit mehr als 20 Jahren im Bereich IT-Dienstleistungen für KMU. Im Unternehmen verantworte ich die beiden Kernbereiche IT-Security und IT-Betreuung. Ich poste zu den beiden Themen regelmäßig auf LinkedIn – vernetzen Sie sich gerne mit mir.

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