Schnellüberblick: Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen
Die oft schleppend verlaufende Digitalisierung von KMUs erinnert mich manchmal an Fitnessvorsätze: Jeder weiß, dass man Sport treiben sollte, dass er einen gesünder und stärker macht. Aber irgendwie lässt man das Joggen dann doch gerne mal ausfallen oder verschiebt es gleich ganz auf eine unbestimmte Zukunft. Die gute Nachricht: Digitalisierung für kleinere und mittlere Unternehmen ist deutlich weniger fordernd als eine Marathonvorbereitung – wenn sie strategisch geplant wird und auf die individuellen Ressourcen, Ziele und Bedürfnisse des KMUs zugeschnitten ist.
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Digitalisierung ist der Effizienzbooster für Ihr Unternehmen
Beschleunigte Prozesse, verbesserte Planbarkeit, Fehlerminimierung, Kosteneinsparungen, wertschaffende Kundeninteraktionen, vereinfachte Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten –richtig gemachte Digitalisierung ist ein Effizienzbooster für fast jedes Unternehmen. Das gilt auch und gerade für KMUs in herausfordernden Wettbewerbsumfeldern. Denn, um der alten Weisheit mal zu widersprechen: Die Konkurrenz schläft zu einem erheblichen Teil eben doch – noch.
Neue Märkte sichern, bevor die Konkurrenz aufwacht
Wer die digitale Transformation jetzt angeht, kann sich noch relativ einfach durch neue Geschäftsfelder und Services zusätzliche Marktanteile sichern. Kunden erwarten zunehmend digitale Dienstleistungen wie zum Beispiel E-Commerce auch für komplexe Produkte, weitgehende Self-Service-Angebote, Online-Buchungen oder schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen durch automatisierte Beratung und Prozesse. Sobald Digitalisierung bei KMUs erst mal Mainstream ist, werden solche Angebote, die heute noch eine Alleinstellung bringen, zur puren Selbstverständlichkeit. Wer Tempo macht, positioniert sich jetzt schon auf den Märkten von morgen.
Digitalisierung macht schneller und flexibler
Wo ein digitales Mindset und die erforderliche Infrastruktur vorhanden sind, steigt die Fähigkeit von Unternehmen, sich strategisch weiterzuentwickeln und schnell auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren. Letzteres zeigte sich wie unter der Lupe während der Corona-Beschränkungen: Da stellten Einzelhändler von heute auf morgen auf Click&Collect-Einkauf um, Restaurants boten Lieferservices per App, B2B-Hersteller kompensierten den Ausfall des Außendienstes durch ausgefeilte E-Commerce-Lösungen, Kundenschulungen wurden als E-Learning angeboten und Messen in den digitalen Raum überführt. Das alles ging vielerorts rasend schnell – während weniger digital denkende Wettbewerber Marktanteile verloren oder Schlimmeres.
Anpassen und Wachstumspotenzial entfesseln
Ob so plötzlich wie jüngst durch Corona oder ganz allmählich: Märkte verändern sich permanent. Wer eine gut geplante Digitalstrategie hat, kann sich flexibler anpassen und neues Wachstumspotenzial nutzen, bevor andere es tun.
Erfolgreiche Digitalisierung ist immer individuell
Digitalisierung funktioniert nicht im Hauruck-Verfahren, sondern sollte individuell auf die Ausgangssituation und die Ziele Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Die größte Lösung ist oft nicht die beste, die teuerste nicht die passendste, die schnellste nicht die zukunftssicherste.
Genau hinsehen, gezielt handeln
Hier passt wieder die Sportmetapher: Wer keinen individuell zugeschnittenen Trainingsplan hat, überfordert sich leicht. Im Falle von KMUs ist deshalb zuallererst genau zu analysieren: Welche Prozesse, Herausforderungen, Painpoints und Chancen sind vorhanden? An welchen Stellen muss man ansetzen, um zeitnah messbare Erfolge zu erzielen? Das Mittel zum Zweck sind punktgenaue, passend dimensionierte, zukunftssicher skalier- und erweiterbare Lösungen.
Welche Digitalisierungsbereiche sind für KMUs relevant?
Branchenübergreifend und auf KMUs bezogen, gibt es aber einige Kernfelder, die besonders effektiv neue Produktivitäts- und Wachstumspotenziale erschließen.
Cloud-Transformation
Clouds stellen Informationen und digitale Services ortsunabhängig bereit. Sie dienen nicht nur als Speicher und als Daten-Backup, sondern sind mit den entsprechenden Softwarelösungen und Diensten auch die Basis für Kollaboration, Projektmanagement, E-Commerce, Kundenservice, Buchhaltung und vieles weitere. Cloud-Lösungen können die Interaktion mit Kunden, Lieferanten und Partnerunternehmen vereinfachen. Sie sind skalierbar, flexibel und kostensparend.
Ressourcenplanung: ERP
ERP steht für Enterprise Ressource Planning, zu deutsch: Unternehmensressourcen-Planung. In einem ERP sind viele verschiedene Betriebsfaktoren zentral abgebildet und organisiert – etwa Finanzen, Beschaffung, Produktionsplanung und -steuerung, Qualitätssicherung, Vertrieb oder Personalwesen. Ein ERP-System erlaubt allen Berechtigten Zugriff auf Echtzeit-Informationen, sodass sie fundierte Entscheidungen treffen können. So trägt das ERP dazu bei, Kosten zu senken, die Effektivität zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Beziehungsmanagement: xRM
xRM steht für Extended Relationship Management, also Erweitertes Beziehungsmanagement. Ein xRM-System bildet, anders als ein klassisches CRM, nicht nur Kundenbeziehungen ab, sondern auch die Beziehungen zu allen weiteren Stakeholdern und Interessenten in der Wertschöpfungskette – etwa Mitarbeitenden, Lieferanten und anderen Partnern. Diese ganzheitliche Sicht auf alle Geschäftsbeziehungen in einer einzigen Plattform ermöglicht effektiveres Arbeiten und die Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
Dokumentenmanagement: DMS
Täglich müssen in Unternehmen ganz unterschiedliche Dokumente rechtssicher abgelegt, sauber organisiert und zugeordnet werden. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) – idealerweise integriert in eventuell vorhandene HR-, XRM-, Branchen- und ERP-Lösungen – steigert Sicherheit, Transparenz und Prozesseffizienz.
Automatisierung von Routineaufgaben
Viele Alltagsaufgaben wie etwa Dateneingabe oder die Erstellung von Berichten lassen sich automatisieren. Das spart nicht nur jede Menge Arbeitszeit, sondern reduziert gleichzeitig Fehlerpotenziale, die etwa durch manuelle Eingaben entstehen.
Digitale Zusammenarbeit
Lösungen wie Projektmanagement-Software, Online-Kollaborationstools oder Konferenz-Software erleichtern Planung, Durchführung, Team- und Kundenabstimmungen in Projekten und Prozessen. Die digitale Zusammenarbeit ermöglicht verbesserte Transparenz, schnellere Entscheidungen und erspart viele Excel-Sheets, E-Mails, Telefonate und physische Meetings.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Lösungen für flexibles Arbeiten unterwegs oder im Home Office werden immer wichtiger und steigern nicht zuletzt auch die Arbeitgeberattraktivität. Bedingung ist dabei professionelle IT-Sicherheit, denn unterwegs sind die Cyber-Bedrohungen andere als im – hoffentlich – geschützten IT-Umfeld am Unternehmenssitz.
Personalmanagement
Einige HR-Prozesse sind in vielen Unternehmen heute bereits digitalisiert. Angesichts der immer größeren Herausforderungen insbesondere bei Mitarbeitergewinnung und -bindung setzt die Automatisierung von HR-Alltagsaufgaben Ressourcen frei, die im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte besser eingesetzt werden können.
Online-Schulungen für Kunden und Mitarbeiter
Online-Schulungen vereinfachen mit wenig Aufwand die interne Weiterbildung und die Wissensvermittlung an Kunden oder Partnerunternehmen. Mit entsprechender Software lassen sich auch Events wie Produktvorstellungen ohne große Planung und ohne Anreisekosten realisieren.
Digitalisierung schön und gut – aber was ist mit der IT-Sicherheit?
Bereits jede zweite Cyberattacke in Deutschland richtet sich heute gegen KMUs. Und viele Geschäftsführer denken, je mehr Prozesse sie digitalisierten, desto anfälliger würden sie für Online-Kriminalität. Meine Erfahrung zeigt eher das Gegenteil: Auch in Unternehmen, in denen Digitalisierung noch keine große Rolle spielt, gibt es Internetverbindungen, E-Mail-Accounts und Datenserver. Hinzu kommen – gerade bei wenig digitalisierten Unternehmen – veraltete Software und Betriebssysteme, mangelnde Mitarbeitersensibilisierung, unzureichende Datenbackups und vieles weitere.
Wer Digitalisierung konsequent lebt, lebt sicherer
Solchen Unternehmen kann ich nur sagen: Ihr seid schon in Gefahr – und euch kann leicht geholfen werden. Wenn ein KMU die digitale Transformation und die IT-Sicherheit in vertrauenswürdige Expertenhände gibt, dann bin ich in den meisten Fällen zuversichtlich: Dieses Unternehmen wird besser gegen die neusten Gefahren geschützt sein als je zuvor. Mein Tipp an dieser Stelle: Lesen Sie den aufschlussreichen Beitrag meines Kollegen Sven Berghoff zum Thema IT-Sicherheit in KMUs mit sehr interessanten Einsichten zu Gefährdungslage und Lösungen.
Ihr KMU erfolgreich digitalisieren – der Trainingsplan
Wie eingangs erwähnt: Digitalisierung braucht einen Trainingsplan. Der erfordert einen ehrlichen Blick auf die individuelle Ausgangslage, eine klare Definition der Ziele und strategische Planung. Nicht zuletzt ist Digitalisierung – und hier endet die Lauf-Metapher – ein Teamsport. Hier ist Ihr Trainingsplan.
#1 Team installieren
Ohne definierte Zuständigkeiten und die erforderliche Expertise geht nichts. Bestimmen – oder rekrutieren – Sie ein internes Team und gewähren Sie ihm die nötigen Ressourcen. Ist externe Expertise erforderlich, wählen Sie Ihren Dienstleister sorgfältig aus. Lassen Sie sich Referenzen zeigen, fragen Sie nach der Mitarbeiterzahl, prüfen Sie, ob zertifizierte Fachkenntnisse vorhanden sind und ob das für Sie erforderliche Servicelevel erbracht werden kann. Und reden Sie übers Geld!#2 Transparenz schaffen
Alle Prozesse kennen; wissen, welche Schnittstellen und Überschneidungen es gibt; transparent machen, wie Abteilungen, Lieferanten, Kunden und andere Stakeholder interagieren – ein vollständiger Überblick über die Abläufe und Abhängigkeiten ist die Basis für eine passgenaue Digitalisierungsstrategie. Hier kann der neutrale, professionelle Blick eines auf KMUs spezialisierten IT-Dienstleisters Gold wert sein.#3 Prozesse digital transformieren
Prozesse mit grundsätzlichen Makeln werden meist nicht besser, wenn ein Unternehmen sie digitalisiert. Trennen Sie sich von vielleicht historisch entstandenem Ballast in Abläufen und denken Sie abteilungsübergreifend vom Ergebnis her, um zum Beispiel Einkauf, Produktion, Vertrieb und Service optimal zu verzahnen.Um die Digitalisierungspotenziale auszuschöpfen, sollte man nicht versuchen, analoge Prozesse 1:1 umzustellen. Warum? Hier ein Praxisbeispiel, exemplarisch zum Thema Mahnwesen:
#4 Projekte priorisieren
Wie überall gilt auch bei der digitalen Transformation das Primat des Kosten-Nutzen-Vergleichs. Fragen Sie sich: Welche Maßnahmen bringen mir am meisten neue Kunden? Welche Schwachstellen will ich am dringendsten beheben? Mit welchen Investitionen erziele ich schnell einen positiven ROI? Was sind meine kurz-, mittel- und langfristigen Ziele?#5 Umsetzung absichern
Stellen Sie vor dem Startschuss sicher, dass alle erforderlichen Expertisen intern und/oder durch einen externen Dienstleister abgebildet sind. Holen Sie Ihre Mitarbeitenden an Bord: Erklären Sie die Ziele der Digitalisierungsprojekte und die Auswirkungen auf Abläufe und Arbeitsalltag. Ermuntern Sie dazu, eigene Ideen in den Transformationsprozess einzubringen. Und, ganz wichtig: Lassen Sie rechtzeitig schulen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.Digitalisierung ja, aber nicht von heute auf morgen.
Sie wollen Ihre Digitalisierungsvorsätze in die Tat umsetzen?
Buchen Sie sich jetzt ein unverbindliches Gespräch mit unserem KMU-Digitalisierungsexperten Christian Wolff. Gerne besprechen wir Ihre Herausforderungen und zeigen Ihnen kosteneffiziente Möglichkeiten, Ihr Unternehmen digital fit für die Zukunft und neues Wachstum zu machen.
Über den Autor
Hallo, ich bin Christian Wolff, Gründer und Geschäftsführer von ifaktor.
Meine Fokusthemen sind Digitalisierung des Mittelstands, Cloud-Transformation und Softwarelösungen wie XRM/CRM oder Dokumenten-Management (DMS).
