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Managed Services: Für eine sichere und stabile Unternehmens-IT

Managed Services: Für eine sichere und stabile Unternehmens-IT

Ist Ihre IT wirklich auf dem aktuellen Stand –
oder entstehen in dieser Sekunde Sicherheitslücken?

Mit Managed Services lassen sich Potenziale in der IT von KMUs vollständig ausschöpfen. Wie? Indem sie die nötige Expertise inklusive Ressourcen bereitstellen, um die eigene IT zu entlasten. Sowohl Teil- als auch Full-Service-Ansätze sind möglich. Wir zeigen Ihnen, was Managed Services sind, welche Vorteile sie Ihnen bieten und wie sie diese kostenoptimiert und planungssicher in Ihre Geschäftsprozesse implementieren.

Lesezeit: Ca. 8 Minuten

Inhalt

1. Managed Services entlasten IT-Teams effizient und zielgerichtet

Geschäftsprozesse funktionieren so lange, wie IT-Infrastrukturen stabil und sicher laufen. Durch sich stetig verändernde Prozess- und Datenanforderungen plus sich weiter entwickelnde Informationstechnologien steigt jedoch die Komplexität der Strukturen massiv. Für die eigene IT bedeutet das: Wofür früher zwei Personen zuständig waren, benötigt es heute vier oder mehr.

Denn die Pflege und Weiterentwicklung der Strukturen ist nicht nur mit einem erhöhten Aufwand verbunden – es benötigt auch Zeit, um sich in neue Felder einzulesen. Nicht jede Anforderung lässt sich mit einer Weiterbildung lösen. Neueste Entwicklungen in Feldern wie der KI oder dem Datenmanagement bringen ganz neue Berufsbilder mit sich. Kommt dann noch der Fachkräftemangel hinzu, steht es kritisch um die eigene IT-Infrastruktur.

Mangelnde Zeit und veraltete Systeme sind Gefahrenherde

Besonders fatal sind die Folgeeffekte. Eine überlastete und nicht auf dem neuesten Stand ausgebildete IT gilt als absoluter Brandherd für Sicherheitslücken. Angesichts dieser Herausforderungen und Risiken stellt die Nutzung von Managed Services eine effektive Lösung dar. Aber wann ist die eigene IT überlastet?

Vier Anzeichen für eine überlastete IT
Eine überlastete IT läuft auf Hochdruck. Sicherheitslücken entstehen in diesem Zuge nicht durch eine fehlerhafte Ausführung. Vielmehr sind mangelnde Zeit und veraltete Systeme Gefahrenherde. Sie können es sich wie ein Uhrwerk vorstellen. Sowohl die Batterieleistung als auch der immer poröser werdende Zeiger führen zu Abweichungen zwischen dem Soll- und Istzustand.
An diesen 4 Warnsignalen erkennen Sie die Notwendigkeit von Managed Services:
  • Übermäßig viele Überstunden
  • Verzögert stattfindende Updates
  • Hohe Fluktuation und Fehlzeiten in der IT-Abteilung
  • Lange Reaktionszeiten und hohe Anzahl offener Tickets
Und diese Schäden können daraus für KMUs entstehen:
  • Sinkende Produktivität
  • Steigender Fachkräftemangel
  • Mangelhafte Servicequalität im Ticketing
  • Steigende Anzahl an Sicherheitslücken und Angriffspotenzialen
  • Erschwerte Fehlerbehebung aufgrund fehlender Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte
Mit Managed Services gehen Sie auf Nummer sicher und stärken der eigenen IT-Abteilung den Rücken. So konzentriert sich die Inhouse-IT wieder auf ihre Kernkompetenzen. Denn Managed-Service-Provider übernehmen nicht nur Aufgaben im Tagesgeschäft. Mit Wahl von proaktiven Services erkennen Sie IT-Probleme zudem frühzeitig. So läuft das Uhrwerk immer stabil. Sie sind somit gleichermaßen eine Entlastung als auch eine Sicherheitslösung für KMUs.
Was aber sind Managed Services nun konkret?
Managed Services: Definition

2. Das Wichtigste zu Managed Services in Kürze: Definition & Bedeutung

Gewissermaßen nutzen wir alle bereits Managed Services, ohne es genau zu wissen. Speicherkapazitäten in der Cloud, monatliche Zahlungen für externe Server sowie Software-as-a-Service-Angebote zählen zu Managed Services. Sie alle haben gemein, dass sich interne IT-Prozesse auf extern verwaltete Plattformen bzw. externe Provider stützen.

Bei Managed Services (auch Managed IT-Services oder externer IT-Support gennant) handelt es sich um wiederkehrende IT-Leistungen, die Sie bei einem Managed-Service-Provider, kurz MSP, beauftragen. Sie ersetzen also in der Regel nicht die eigene IT. Sie entlasten diese, indem der MSP vollständige Aufgabengebiete wie die Überwachung der IT-Sicherheit, den Helpdesk-Support oder das Server-Management übernimmt. Es ist jedoch auch möglich, gesamte IT-Strukturen über Managed Services zu steuern.

In welchem Umfang der MSP Aufgaben übernimmt, ist im Service-Level-Agreement (SLA) definiert. Hier sind zeitliche Dauer und zu erbringende Leistung eindeutig beschrieben. Im Vergleich zu Dienstleistungen finden Managed Services nicht projektbasiert mit zeitlicher Befristung statt. Es ist ein durchlaufender Posten in der Bilanz, der monatliche Kosten verursacht – jedoch planbar und mit Return.
Die Vorteile von Managed IT-Services im Überblick:
  • Erhöhen die Effizienz der eigenen IT-Lösungen
  • Integrieren sich in bereits vorhandene IT-Strukturen ein
  • Sichern die Stabilität und den Schutz der Infrastrukturen
  • Steigern die Wirtschaftlichkeit dank optimierter Ressourcenverteilung
Durchlaufende Posten bringen übrigens einen häufig unterschätzten Vorteil mit sich: Einmal budgetiert, sind sie mit keinem Aufwand verbunden. Nicht Sie als KMU, sondern der Provider bildet sein Wissen und seine Systeme so weiter, dass diese für Sie immer die besten Lösungen bereithalten. Ergo: Die Lösungen sind immer auf dem aktuellen Stand.

3. IT-Outsourcing vs. Managed Services: Was ist der Unterschied?

Im Vergleich zum IT-Outsourcing erweitern Managed Services die Inhouse-IT durch externe Leistungen. Dabei nehmen sie dem IT-Team entweder Teilgebiete ab oder erschließen gänzlich neue. Die Neuerschließung von Teilbereichen ist beispielsweise sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen expandiert und Sie erweiterte IT-Lösungen benötigen. Ebenfalls bietet sich die Erweiterung der IT-Infrastruktur mit Eintritt neuer IT-Technologien an. Jüngste Technologien wie ChatGPT können IT-Infrastrukturen von heute auf morgen verändern. Um hier agil und adaptiv zu bleiben, bedarf es Expertise. Diese finden Sie beim Managed-Service-Provider.

Beim Outsourcing gliedern KMUs hingegen die gesamte IT-Abteilung als externe IT-Abteilung aus. Das bedeutet jedoch auch, dass Sie in die ausgegliederten Bereiche nicht mehr involviert sind. Bei Managed Services behalten Sie beide Hände am Steuer und entscheiden genau über den Umfang, die Qualität und die Dauer der zu erbringenden Leistungen.

Wann lohnt sich also Outsourcing und wann Managed Services?
  • Outsourcing empfiehlt sich, wenn noch keine IT-Abteilung besteht und alle Strukturen noch aufzubauen sind
  • Managed Services empfehlen sich bei steigender Komplexität der Anforderungen und IT-Infrastrukturen
So gestaltet sich das Managed-Service-Modell
Das Managed-Service-Modell zielt darauf ab, Services so aus den eigenen Geschäftsprozessen auszugliedern, dass sie wie von Geisterhand funktionieren und die Inhouse-IT entlasten. – wie von Geisterhand, da Managed-Service-Provider vorwiegend remote und eigenständig agieren. Aus diesem Grund taucht der Begriff Managed Services hin und wieder auch im Zusammenhang mit den Begrifflichkeiten Remote Monitoring oder Remote Management auf. Sie wurden durch Managed Services maßgeblich geprägt.

Natürlich sind MSPs auch mal vor Ort – um beispielsweise die Strukturen zu entwickeln oder die Technik einzurichten. Sie erscheinen jedoch immer nur dann auf Ihrem Radar, wenn dies auch sinnvoll ist. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Managed Services ist entsprechend extrem hoch und für KMUs attraktiv: Mit minimalem Input erreichen Sie eine hohe Leistung, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit.

Managed-Service-Provider sind Ihr Sparring-Partner für höhere Performances, Wettbewerbsvorteile und Sicherheit

Das Managed-Service-Modell gestalten Sie analog so, dass es für Sie den größten Output liefert. Individuelle Servicepakete ermöglichen Ihnen, die Managed Services des Providers auf die eigenen Geschäftsprozesse auszurichten. So können Sie ganzheitliche Services buchen oder nur einzelne Bereiche ausgliedern. Statt direkt anfallende Kosten zu berechnen, ist zunächst eine Bedarfsanalyse notwendig. In dieser betrachten Sie, welche externen IT-Services Sie wirklich benötigen und wenn ja, welchen Umfang diese besitzen müssen. So zahlen Sie nur für die Leistungen, die auch relevant sind.

Erst im zweiten Schritt kalkulieren Sie die Kosten für Managed Services und vergleichen passende Provider.
Picture of ifaktor – Ihr Partner für kleine und ganzheitliche Managed Services

ifaktor – Ihr Partner für kleine und ganzheitliche Managed Services

Machen Sie Ihre IT zum Wachstumsfaktor: ifaktor wurde 1999 im Herzen von Köln gegründet. Seither bieten wir aufstrebenden und mittelständischen Unternehmen in NRW maßgeschneiderte und investitionssichere IT-Lösungen, die das Wachstum gezielt unterstützen. Je nach Bedarf als externe IT-Abteilung, als Unterstützung für Ihr internes Team oder als Projektpartner.

Vorteile und Beispiele
ifaktor Geschäftsleitung bespricht im Meetingraum Vorteile von Managed Services

4. Ihre Vorteile von Managed Services

Komplexe IT-Herausforderungen meistern? Das gelingt mit qualitativen Managed Services. Die Vorteile für KMUs richten sich insbesondere an den mit den Services verbundenen Effizienzfaktor:
Kosteneffizienz – Pay what you get
Zahlen Sie dank individueller Pakete nur für die Leistungen, die Sie wirklich nutzen. Als fixer Bestandteil der eigenen Budgetierung sind die Kosten von Beginn an transparent und kalkulierbar.
Ressourceneffizienz – Auf alles spezialisiert
Konzentrieren Sie sich auf das Kerngeschäft, während Ihr Managed-Service-Provider den Betrieb der IT-Infrastruktur sicherstellt. Das hat gleich zwei Vorteile: Die Ressourcenallokation gelingt effizienter und die Produktivität erhöht sich mit steigender Fachexpertise.
Effizientes Task-Management – Immer up-to-date
Delegieren Sie unliebsame, aber obligatorische Routineaufgaben einfach weiter. Mit Managed Services wie Fehlerbehebungen, Software-Upgrades und Wartungen bleiben Ihre IT-Infrastrukturen immer up-to-date. Die interne IT arbeitet derweil an den priorisierten Tasks.
Sicherheitsmanagement – Die menschliche Firewall

Geben Sie die Verantwortung einfach mal ab. Mit Managed Services vergessen Sie nie wieder Aktualisierungen und sind immer auf dem neuesten Stand der Sicherheitsrichtlinien. So bleibt für Sicherheitsanalysen, Patch-Management und präventive Services immer Zeit.

Skalierbarkeit – So adaptiv wie Ihre Strukturen
Managed Services wachsen mit Ihnen gemeinsam. Anpassungen an die IT-Infrastruktur gehen mit sich ändernden Geschäftsanforderungen einher. Das weiß auch Ihr Provider und erhöht, erweitert oder reduziert je nach Bedarf die Managed Services.
ifaktor Team im Gespräch über Managed Services

5. So bleiben Ihre Prozesse dank externem IT-Support sicher

Sorgen, dass Sie mit Managed IT-Services an Sicherheit verlieren, sind unbegründet. Vielmehr erhöhen Managed-Service-Provider mithilfe ihrer IT-Leistungen die Sicherheit von Plattformen und Prozessen. Nicht zuletzt aufgrund der zunehmenden Komplexität der IT-Aufgaben ist es nur wenigen Unternehmen möglich, die IT-Sicherheit vollständig inhouse zu gewährleisten. Inwiefern Managed Services tatsächlich zur Verbesserung der eigenen IT-Prozesse beitragen, hängt von der Wahl des Anbieters inklusive der vereinbarten SLA zusammen. Verstehen Sie Ihren Managed-Service-Partner als Sparring Partner, der Potenziale in Bezug auf Prozess-Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit sichtbar macht.

Welche Managed Services gibt es?
Hinter dem sperrigen Begriff Managed Services verstecken sich am Ende einfach nur die Leistungen, die Ihre IT bereits erbringt oder zukünftig erbringen muss. So könnte bereits die regelmäßige Wartung eines IT-Systems ein Managed Service sein. Doch auch komplexe strategische Aufgaben wie IT-Consulting oder die Performance-Optimierung lassen sich durch Managed Services qualitativ und ressourcenorientiert abdecken. Keine Leistung ist zu klein oder zu groß, um als Managed Service zu gelten. Auch bei uns können Sie Ihre IT ganzheitlich auf Managed Services stützen oder nur kleine Teilgebiete an uns übertragen.

Was alles möglich ist, zeigen folgende Managed-Service-Beispiele:
… es gibt jedoch zahlreiche mehr.

IT-Infrastrukturmanagement
Der Managed-Service-Provider stellt die IT-Infrastruktur. Hierzu zählen die Planung, Installation, Verwaltung und Überwachung.
  • Statt die physische Infrastruktur selbst aufzubauen, beauftragt eine Anwaltskanzlei einen MSP, der auf Basis virtueller Serverumgebungen alle digitalen Geschäftsanwendungen hostet.
  • Um Serverüberlastungen zu umgehen und die Webseite stets zu überwachen, entscheidet sich ein E-Commerce-Unternehmen für einen MSP, der die Verfügbarkeit der Serverleistung überwacht und sicherstellt.
  • Damit alle Point-of-Sale-Systeme der Filialen miteinander verbunden sind, bucht eine Einzelhandelskette das zentrale Datenzentrum des Providers inklusive Verwaltung.
  • Für den Umstieg auf die digitale Kommunikation unterstützt der MSP das KMU im Datenmanagement und der Entwicklung einer sicheren Kollaborationsumgebung.
IT-Sicherheitsmanagement

Der Managed-Service-Provider schützt die IT-Infrastruktur und Daten eines Unternehmens. Zu den Leistungen zählen die Implementierung und Überwachung ausgewählter Sicherheitsmaßnahmen.

  • KMUs schützen sich vor schädlicher Software und Hackerangriffen, indem sie den MSP damit beauftragen, Antivirus- und Malwaresoftware bereitzustellen, zu aktualisieren und zu verwalten.
  • Um alle Angestellten für das Thema IT-Sicherheit zu sensibilisieren und auf den neuesten Stand zu bringen, bucht ein Steuerbüro beim MSP beratende Leistungen wie eine Schulung oder Trainings.
Monitoring und Performance-Optimierung
Der Managed-Service-Provider überwacht und optimiert die Leistung von IT-Infrastrukturen und Anwendungen.
  • Damit Online-Bestellungen immer reibungslos funktionieren, überwacht ein MSP die Netzwerkressourcen eines Pizzarestaurants. So lassen sich Engpässe und Ausfälle schnell erkennen und noch schneller beheben.
  • Ein Softwareunternehmen beauftragt den MSP damit, die Datenbanken und die eigenen Anwendungen regelmäßig zu prüfen. So lassen sich Performance-Probleme identifizieren und beheben.
  • Ein Autohaus möchte seine Performance steigern. Dank des proaktiven Monitorings lassen sich Antwortzeiten verbessern und Kapazitätsplanungen effizienter gestalten.
Lizenzmanagement
Der Managed-Service-Provider überwacht und verwaltet Lizenzen und gewährt mithilfe von Audits die Aktualität.
  • Eine Kreativagentur übergibt die Lizenzverwaltung an einen MSP. Dieser analysiert mögliche Optimierungsbedarfe und verringert durch Reallokation der Lizenzen die gesamtanfallenden Kosten.
  • Damit zu jeder Zeit die Lizenzanforderungen an Compliance-Richtlinien angepasst sind, übergibt ein Elektronikladen die Lizenzverwaltung an einen MSP.
  • Ein aufstrebendes Fitnessstudio sucht sich Hilfe von einem MSP, um die richtigen Lizenzen für den eigenen Bedarf zu erwerben.
Wir unterstützen Sie gerne mit passgenauen IT-Services – jetzt unverbindlich beraten lassen.
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IT-Partnerwahl und Fazit
Sven Berghoff und Klaus Bartsch im Gespräch

6. Den richtigen Managed-Service-Provider auswählen

Die Qualität der Services steht und fällt mit dem Professionalisierungsgrad des jeweiligen Anbieters. Damit Sie komplexen IT-Herausforderungen zukünftig entspannt gegenübertreten können, sollten Sie Ihren Provider sorgfältig auswählen. Es ist möglich, mit mehreren Managed-Service-Provider zu kooperieren oder nur mit einem. Auch hier gilt natürlich: Je mehr Services Sie an einen Provider übermitteln, desto geringer ist der verbundene Aufwand.
Perfect fit: Regionale Standortvorteile und Passgenauigkeit der Services

Nicht jeder Deckel passt auf jeden Topf. Das gilt auch für IT-Leistungen. Wählen Sie den Provider aus, der genau die Anforderungen und Bedarfe erfüllt, die Sie suchen. Global-Player zu wählen, ist somit nicht immer die klügste Idee. Gerade regionale Managed-Service-Provider verstehen Ihre lokalen Gegebenheiten, Bedürfnisse und Anliegen am besten. Zudem sind sie bei aufkommenden Problemen häufig schneller erreichbar und im Ernstfall auch schnell vor Ort.

Always On: Hohe Agilität, Flexibilität und Skalierbarkeit
Management Systeme von Providern sollten die gelebte Agilität im Unternehmen stützen. Gerade in KMUs können kleinste Veränderungen hohe Auswirkungen auf die eigenen IT-Infrastrukturen haben. Mit flexiblen SLAs können Sie besser reagieren und die Leistungen wie gewünscht skalieren. So bleibt das Kosten-Nutzen-Verhältnis immer im grünen Bereich.
Sichere Bank: Einschlägige Referenzen und Qualität
Im Grunde kann jeder Managed Services anbieten. Doch nicht alle überzeugen. Ihre IT-Infrastruktur ist das Kernstück der Arbeitswelt. Ohne sie bricht alles zusammen. Sind die eigenen Strukturen so fragil wie ein Kartenhaus, benötigt es bombenfesten Kleister. Jede einschlägige Referenz erhöht die Vertrauenswürdigkeit. Wir sorgen dafür, dass Ihr Kartenhaus schon bald aus Beton besteht – top aufgebaut und gut isoliert.

Fazit: Für jede Herausforderung einen Profi

Der Tag besitzt für einen Mitarbeitenden maximal acht Arbeitsstunden. In dieser Zeit muss die Inhouse-IT die IT-Sicherheit gewährleisten, sich um Datensicherheit kümmern, technische Anfragen von Mitarbeitern bearbeiten, das Netzwerk überwachen, neue Hard- und Software beschaffen und Softwareupdates aufspielen.
Das sind nur wenige Aufgaben, die es täglich zu erfüllen gilt. Mit Managed Services entscheiden Sie sich für eine entlastete IT, die mehr Zeit für die wichtigen Dinge am Tag übrig hat. Alle weiteren Aufgaben werden zu Managed Services. So bleibt ausreichend Zeit für jede Aufgabe und auch die Kosten und der Nutzen stehen stets in einem positiven Verhältnis zueinander.
Gemeinsam mit der Inhouse-IT gewährleisten Managed Services die Sicherheit der ganzheitlichen IT-Infrastruktur. Durch erhöhte Expertise. Durch eine entlastete IT-Abteilung. Durch zukunftsbildende Systeme. So bleiben Ihre IT-Systeme heute und morgen sicher, effizient, leistungsstark und weiterhin in Ihrer Hand.
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Über den Autor

Hallo, ich bin Sven Berghoff, Teil der Geschäftsleitung bei ifaktor und arbeite seit mehr als 20 Jahren im Bereich IT-Dienstleistungen für KMU. Im Unternehmen verantworte ich die beiden Kernbereiche IT-Security und IT-Betreuung. Ich poste zu den beiden Themen regelmäßig auf LinkedIn  – vernetzen Sie sich gerne mit mir.

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