Home-Office- ein sich fortsetzender Trend auch nach Corona?

Die Corona-Krise zwingt aktuell viele Unternehmen ihre Mitarbeiter aus Sicherheitsgründen ins Home-Office zu schicken. Auch wir legen höchsten Wert auf die Gesundheit und den Schutz unserer Mitarbeiter sowie die Verhinderung der rasanten Ausbreitung des Corona-Virus. Daher arbeiten auch unsere Kollegen überwiegend von zu Hause aus. Doch auch schon vorher erfreute sich der Heimarbeitsplatz großer Beliebtheit.

Was bislang nur einer Minderheit vorbehalten war, scheint aktuell die Realität für viele Büromitarbeiter geworden zu sein.
Die Umstellung musste allerdings so schnell erfolgen, dass viele Unternehmen vor eine echte Herausforderung gestellt wurden und die Folgen  unzureichender IT-technischer Voraussetzung erkennen mussten.

Wie funktioniert das Arbeiten in den eigenen 4 Wänden erfolgreich?
Was sind die (technischen) Voraussetzungen?

1. Der Arbeitsplatz
Ideal ist ein eigens der Arbeit dienender Raum mit guter Beleuchtung, wenig Hall und ohne Ablenkungsmöglichkeiten mit ergonomischer Ausstattung.

2. Die technische Grundausstattung
Die technischen Anforderungen an den Heimarbeitsplatz variieren mit den Aufgaben des Benutzers. Folgende Grundausstattung ist unverzichtbar:

  • PC/ Laptop mit ausreichender Rechenleistung und Speicherplatz für alle erforderlichen Anwendungen
  • Monitor mit augenfreundlicher, hoher Auflösung
  • Tastatur, Maus idealerweise schnurlos und somit platzsparend
  • Drucker mit Multifunktion für Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen
  • Telefonanschluss: Mobilteil, Headset und Business-Funktionen wie Weiterleiten, Konferenzschaltung und Lauthören
  • Internet/ W-LAN: Schnell, sicher und stabil (mit mindestens 50mbit/s)
  • Software: Professionelle Office-Anwendungen wie z.B.:
    • Telefonie/ Video-Telefonie
    • E-Mail
    • CAD Anwendungen
    • XRM, CRM, ERP, DMS, HR o.ä.
    • Dokumentenmanagement
    • Elektronische Signatur

Folgende Softwarelösungen eignen sich hierfür:

  • VPN-Client    
  • Cloud Telefonie         
  • VirtualApp & Desktop  
  • Team Viewer 
  • Exchange OWA        
  • Office 365
  • Microsoft Teams

Der Vorteil Cloudbasierter Lösungen:
Der Vorteil Cloud basierter Lösungen ist der, dass gespeicherte Anwendungen komfortabel, ortsunabhängig von jedermann zugänglich sind. So bietet z.B. die Cloud-Telefonie Zugriff von überall auf die Telefonanlage.

Neben der richtigen Soft- und Hardware sind außerdem folgende Punkte unerlässlich:

3. Klare Regeln
Arbeitszeiten, Zuständigkeiten und Erreichbarkeit sollten verbindlich geregelt sein, Pünktlichkeit selbstverständlich sein und Ergebnisse dokumentiert werden.

4. Kommunikation
Hilfreich für die interne Kommunikation ist die Nutzung eines Tools,
welches die Fokussierung auf die Zusammenarbeit in Teams und Projekten unterstützt.
Wir empfehlen z.B. Microsoft Teams, dass die webbasierte Kommunikation per Gruppenchat, Direktnachricht oder Sprachanruf möglich macht.

5. Datenschutz
Die Vorschriften der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten im Home-Office genauso wie am Arbeitsplatz im Unternehmen. Zu den wichtigsten Standards gehören Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Speicher, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation. Hinzu kommen regelmäßige Updates und Patches des Betriebssystems und aller anderen Programme. Kennwort-Authentifizierung gegen unbefugte Nutzung für alle Endgeräte sind ebenso wichtig wie regelmäßige, automatisierte Backups.

Fazit:
Die Arbeit im Homeoffice kann produktiver sein als im Büro und für manche Arbeitnehmer eine echte Alternative darstellen- vorausgesetzt die unternehmerische IT-Infrastruktur sowie die häuslichen Gegebenheiten des Arbeitnehmers lassen dies zu. Belohnt wird man damit, weniger zu pendeln oder etwa mit dem gemeinschaftlichen Abendessen mit dem Partner oder der Familie. Dennoch bleiben Herausforderungen wie der persönliche Kontakt zu den Kollegen, ein kleiner Plausch in der Kaffeepause etc. Letztlich wird es immer eine Abwägungssache des Einzelnen und des Teams bleiben. Aber vielleicht ist jetzt genau die Zeit, das Homeoffice mit dem ganzen Team auszuprobieren. Und wer weiß, vielleicht läuft das Homeoffice dem Büro in Zukunft den Rang ab.

Auch Microsofts Deutschland-Chefin Sabine Bendiek spricht von einem kollektiven Lernprozess, der die Berufswelt verändere. „Ich gehe davon aus, dass diese Veränderungen anhalten werden. Flexibles Arbeiten von zu Hause wird zunehmend so alltäglich wie die Nutzung von Smartphone und Laptop.“

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