Das Papierlose Büro, kein neues Konzept, dennoch wird es bislang zu selten umgesetzt. Woran liegt das geringe Interesse? Zum einen ist es in vielen Branchen fast unmöglich komplett auf Papier und ausgedruckte Dokumente zu verzichten, zum anderen erscheint es auf den ersten Blick meist einfacher, Informationen schriftlich festzuhalten und z.B. per E-Mail weiterzuleiten. Der Gedanke auf ein Programm angewiesen zu sein, um Dokumente einsehen und bearbeiten zu können, empfinden viele zudem als lästig. Für Unternehmen, welche nicht vollständig auf den Einsatz von Papier verzichten möchten, stellt das Konzept eines Papierminimiertes Büros eine interessante Alternative dar.
Die Vorteile von digitalisierten Dokumenten sind:
- Zentraler Zugriff und zentrale Archivierung in digitaler Form
- Einhaltung der Dokumentationspflichten nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
- Maximale Dokumentensicherheit durch Datenschutzkonformität, Revisionssicherheit
- Einschränkungen von Zugriffsberechtigungen lassen sich definieren
- Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden von Dokumenten und einzelnen Begriffen (wie Google)
- Effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten
- Beschleunigung und Automatisierung von Arbeitsprozessen
- Platz- und Materialersparnis
- Nachhaltigkeit durch Reduzierung der Druckkosten
- Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit
Ein DMS (document management system) ist sicherlich keine Notwendigkeit, jedoch im Gegensatz zu Programmen, wie z.B. Dropbox, welche lediglich die Daten online zur Verfügung stellen, sehr flexibel an die Kundenbedürfnisse anpassbar.
Fazit:
Das Dokumenten Management-System ist die ideale Basis für die Zusammenarbeit im Team oder mit Geschäftspartnern und ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff von mehreren Arbeitsplätzen auf den Dateibestand. Von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur revisionssicheren Archivierung bietet Ihnen ein professionelles DMS alle erforderlichen Funktionen der Dokumentenverwaltung. Darüber hinaus arbeiten Mitarbeiter mit Hilfe der integrierten Volltextsuche, einem Suchassistenten und dem Link- statt Dateiversand effizienter zusammen.
