Arbeiten mit Microsoft Teams


Was kann Microsoft Teams und welches sind die Vor-/Nachteile?

Auf den ersten Blick sieht Microsoft Teams wie eine einfache Chat App der Office 365 Umgebung aus, aber dahinter verbirgt sich eine große Menge an Funktionalität.
Abgesehen von der Möglichkeit, Instant-Messages zu versenden, bietet das Tool auch Möglichkeiten, E-Mails zu schreiben, Videoanrufe zu tätigen, Dokumente auszutauschen, Wikis zu erstellen sowie das Anbinden von Drittanbieter-Programmen - und das alles ist auch sofort zentral bereit, ohne ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln zu müssen.
Zudem lässt sich Teams in viele verschiedene Microsoft-Anwendungen wie Word, SharePoint und OneNote integrieren und ermöglicht so einen einfachen Datenaustausch.


Warum Teams nutzen?

Microsoft Teams erleichtert die Arbeit an kleineren Projekten, insbesondere in dezentralisierten Gruppen, und die normale Kommunikation unter den Mitarbeitern.
Mithilfe von Kanälen bietet Teams eine Möglichkeit für strukturierte Kommunikation, um Mitarbeiter in Bezug auf bestimmte Themen immer auf den aktuellsten Stand zu halten. Dies geschieht durch das direkte Weiterleiten von E-Mails als auch Nachrichten bzw. Chats im jeweiligen Kanal, zu dem die Teammitglieder/Interessenten eingeladen werden.
Dank solcher Kanäle kann man dann auch leicht nachverfolgen, wer an welchen Projekten beteiligt ist. Es gibt es auch die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und diese, wenn nötig, einzelnen Team-Mitgliedern zuzuweisen, Termine für die Mitglieder des Kanals zu erstellen oder auch Telefonkonferenzen einzurichten.
Auch das Einarbeiten von neuen Team-Mitgliedern in ein Projekt fällt auf diese Weise viel einfacher, da man diesen keine große Anzahl an Dokumenten und E-Mails mehr weiterleiten muss, sondern Ihnen mit einem Zugang zum Kanal, in dem alles nachverfolgbar ist, eine einfache und schnelle Möglichkeit bietet, sich einzuarbeiten.
Ein weiteres Kriterium, das für Teams spricht, sind auch die Möglichkeiten der unabhängigen, dezentralen, schnellen Kontrolle, die es für die Teams bestehen. So kann jeder, wenn er die Berichtigung dafür hat, eigene Kanäle erstellen und dieses individuell strukturieren. Die Inhaber eines Kanals können Rechte vergeben, Mitarbeiter, die nicht mehr in einem Team sind, können dieses auch eigenständig verlassen. Ein Mitarbeiter, der alles zentral administriert, ist nicht mehr notwendig.


Wann lohnt es sich, Teams zu nutzen?

Teams bietet viele tolle Funktionen und wird ständig erweitert. Trotzdem ist es nur für kleinere Projekte und Gruppen sinnvoll, denn zu viele Kanäle können schnell für Verwirrung sorgen und unübersichtlich werden. Zudem kann es bei größeren Datenmengen, die in Teams getauscht werden, es zur Verlangsamung der App kommen.
Man kann selbst entscheiden, welchen Teams man folgen möchte, z.B. als Favoriten, aber ohne Zentrale Administration besteht immer die Gefahr, dass für jede Kleinigkeit gleich ein eigener Kanal erstellt wird. Es bedarf also einer gewissen Disziplin, auch bei dem Versenden großer Datenmengen

Fazit: Wenn Sie Office 365 nutzen und etwas mehr Organisation und Austausch in Ihren Firmenalltag bringen wollen, ist Teams eine gute Möglichkeit. Auch wir bei ifaktor nutzen Teams, allerdings mehr als eine Ergänzung für unsere Kommunikation.



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