Microsoft SharePoint – für wen eignet sich die Lösung?
Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits-Plattform, welche von Microsoft entwickelt wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlicher Größe benutzt – von kleineren über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bietet eine Menge von Features wie Dokumentenablage und -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender und Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich diese Lösung rentiert, nehmen wir im folgenden Blog-Beitrag genauer unter die Lupe.
Lesezeit: Ca. 5 Minuten
1. Die Lösung SharePoint von Microsoft
Microsoft SharePoint wurde 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Systems erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, welche Firmen selbst erstellen wie auch pflegen können. In einer SharePoint-Umgebung werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert sowie gemeinsam genutzt. Die Plattform selbst kann intern oder außerhalb (oder eine Kombination aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Variante auf einem eigenen Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Informationen zu den aktuellen Plänen & Preisen sind hier zu finden.
2. So lässt sich der SharePoint nutzen
Microsoft SharePoint als webbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Unternehmen aller Größen verwendet werden. Es ermöglicht es, Unterlagen, Dokumente sowie Dateien zu erstellen, zu bearbeiten und abzuspeichern.
Die Software wurde eigentlich entworfen, um Intranets zu erstellen, aber mittlerweile wird diese auch für Extranets und Intranet-Internetseiten verwendet. Darüber hinaus können Benutzer mithilfe von SharePoint ebenso an Online-Meetings teilnehmen sowie Dokumente gemeinschaftlich bearbeiten, was die Teamarbeit verbessert wie auch erleichtert. Mit der Suche lassen sich im SharePoint schnell und einfach wesentliche Infos finden – ganz gleich, ob es sich um eine Datei, ein Dokument oder einen Internetseiten-Link dreht.
SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform, die Firmen dabei hilft, Inhalte und Dokumente effizient in der Teamarbeit zu nutzen.
SharePoint kann außerdem für eine Menge von weiteren Zwecken verwendet werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder der Aufgabenverwaltung und Projektplanung.
Die größte Stärke von SharePoint ist – trotz dem in den vergangenen Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang – immer noch das Einrichten von Intranets plus vergleichbaren Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was dazu gehört (Benutzerprofile, Kommentare, etc.).
Alles in allem: SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform, die Firmen dabei hilft, Inhalte und Dokumente effizient in der Teamarbeit zu nutzen.
3. Die zentralen Funktionen von SharePoint auf einen Blick
- Geschäftsprozesse automatisieren
- Daten sichern, teilen sowie in Kooperation editieren
- Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erstellen
- Informationen in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. zur Verfügung stellen
- Integration in andere Microsoft-Office-Anwendungen
4. Was sind die Vorteile von Microsoft SharePoint?
Wie wir jetzt wissen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu generieren, zu organisieren und gemeinsam zu benutzen. Die Plattform bietet eine zentrale Stelle, an der Projektteams Informationen tauschen und an Projekten arbeiten können. Verwendet man SharePoint als Intranet, verbessert dies die Kommunikation und bietet zusätzlich die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens flink, effektiv und nachhaltig weiterzugeben.
Hiermit bietet der SharePoint etliche Nutzen für Unternehmen, zum Beispiel:
- Verbesserte Zusammenarbeit und Interaktion
- Höhere Effizienz
- Hochflexible sowie anpassbare Lösung
- Verbesserte Dokumentenverwaltung
- Verbesserte Sicherheit und Kontrolle
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5. SharePoint sicher einsetzen: so geht's
Der Schutz Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutsamkeit. Speziell, wenn Sie ein kleineres oder mittleres Unternehmen sind, sind Informationen wahrscheinlich Ihr höchstes Gut. Die Daten, welche Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie verlieren, haben Sie möglicherweise keine Möglichkeit, diese wiederherzustellen – die Plattform muss daher in jedem Fall sicher sein. Es darf nicht das Mindeste verschollen gehen und unbefugte Zugriffe müssen umgangen werden.
SharePoint bietet eine Menge von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass Ihre Daten sicher sind – egal, ob Sie jene in der Cloud speichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk.
Um etwaige Sicherheitslücken zu schließen, empfehlen wir folgende Mittel:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
- Berechtigungen sensibel vergeben
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
- Mitarbeiterschulung in Sachen Datensicherheit
- Leitfaden für die externe Freigabe einrichten
- Externe SharePoint-Nutzer am besten umgehen und bei Verwendung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen benutzen wollen, sprechen Sie uns gerne an: Wir beraten Sie umfassend und helfen Ihnen bei der Einrichtung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beratschlagen Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die richtige Wahl ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?
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