Die Entscheidung für ein ERP-System gehört zu den strategisch bedeutendsten Weichenstellungen eines Unternehmens. Sie betrifft nicht nur einzelne Abteilungen, sondern wirkt sich auf nahezu alle Geschäftsprozesse aus – von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft bis hin zu Vertrieb und Projektmanagement. Gerade deshalb ist eine durchdachte Herangehensweise bei der ERP-Auswahl unverzichtbar.
Während früher vor allem Großkonzerne von umfassenden ERP-Lösungen profitierten, hat die Digitalisierung auch für kleine und mittlere Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet. Cloud-basierte Systeme und skalierbare Module machen moderne ERP-Lösungen heute für viele Firmen zugänglich und wirtschaftlich sinnvoll.
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1. Warum eine strukturierte ERP-Auswahl so wichtig ist
ERP-Projekte sind komplex – sie berühren gewachsene Abläufe, unterschiedliche Interessen im Unternehmen und erfordern nicht selten ein Umdenken auf mehreren Ebenen. Umso wichtiger ist es, systematisch vorzugehen. Ziel ist es, ein System zu finden, das zu Ihren konkreten Anforderungen passt – sowohl funktional als auch wirtschaftlich. Eine strukturierte Auswahl hilft dabei, unnötige Risiken zu vermeiden, Budgets im Blick zu behalten und realistische Zeitrahmen einzuhalten.
2. Schritt für Schritt zur passenden Lösung
Bevor Sie Systeme vergleichen, sollten interne Voraussetzungen geschaffen werden: Wer übernimmt Verantwortung? Was soll das System leisten? Und wie läuft der Auswahlprozess konkret ab? Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, Ihr ERP-Projekt von Anfang an strategisch und realistisch aufzusetzen.
1. Projektstruktur aufsetzen
Zu Beginn empfiehlt es sich, ein zentrales Projektteam aufzustellen, das den gesamten Auswahl- und Einführungsprozess begleitet.
Dieses Team sollte möglichst interdisziplinär besetzt sein und ein klares Mandat erhalten. Ein fester Zeitplan, ein definiertes Budget sowie ein Kick-off-Meeting mit allen relevanten Stakeholdern schaffen frühzeitig Transparenz und Engagement.
2. Anforderungen definieren: Das Lastenheft
Ein zentrales Dokument im Auswahlprozess ist das sogenannte Lastenheft. Es beschreibt die Anforderungen an das künftige ERP-System detailliert und dient später als Maßstab zur Bewertung von Angeboten. Wichtig ist dabei nicht nur die Auflistung gewünschter Funktionen, sondern auch die Beschreibung bestehender Prozesse und eventueller Schwachstellen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis darüber zu schaffen, was das System leisten soll – heute und in Zukunft.
3. Den Markt sondieren
Sind die Anforderungen definiert, beginnt die Marktanalyse. Es gibt eine Vielzahl an ERP-Lösungen – allein im deutschsprachigen Raum sind mehrere hundert Systeme verfügbar. Der Anforderungskatalog hilft, diese Vielfalt einzugrenzen. Bei der Vorauswahl kann auch externe Beratung sinnvoll sein – gerade wenn spezifisches Know-how fehlt oder der Markt zu unübersichtlich erscheint.
4. Anbieter und Systeme vergleichen
Neben der Software selbst spielen auch die Anbieter eine entscheidende Rolle. Achten Sie darauf, inwieweit ein Anbieter auf Ihre Branche spezialisiert ist, wie flexibel das System erweiterbar ist und welche langfristige Unterstützung angeboten wird. Auch die Kostenstruktur – etwa für Lizenzmodelle, Wartung oder zukünftige Erweiterungen – sollte transparent nachvollziehbar sein.
5. Gespräche führen und Angebote einholen
Mit einer Shortlist geeigneter Anbieter können nun Gespräche geführt und erste Angebote eingeholt werden. Dabei sollten nicht nur technische und wirtschaftliche Aspekte betrachtet werden, sondern auch weiche Faktoren wie Kommunikationsstil, Erreichbarkeit und Projektmethodik. Idealerweise präsentieren die Anbieter erste Konzeptvorschläge auf Basis Ihrer Anforderungen, um die Passgenauigkeit einschätzen zu können.
6. Referenzen prüfen
Bevor eine Entscheidung fällt, lohnt sich der Blick auf bestehende Kunden des Anbieters. Referenzprojekte – idealerweise aus Ihrer Branche – geben Aufschluss über die Praxistauglichkeit der Software und die Qualität der Zusammenarbeit. Persönliche Gespräche mit Anwenderunternehmen sind oft besonders aufschlussreich.
7. Auswahl und Beauftragung
Am Ende der Auswahl steht die Entscheidung für einen Anbieter und dessen Lösung. Wichtig: Neben dem Angebot sollten auch alle rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen vertraglich fixiert werden. Dazu gehören etwa Lizenzvereinbarungen, Nutzungsrechte, Service-Level-Agreements und Eskalationsmechanismen.
8. Das Pflichtenheft als Umsetzungsschlüssel
Nach der Beauftragung folgt die Ausarbeitung des Pflichtenhefts durch den Anbieter. Dieses technische Dokument konkretisiert die Umsetzung des Projekts und stellt sicher, dass alle definierten Anforderungen präzise abgebildet werden. Für Sie als Unternehmen ist es wichtig, dieses Dokument aufmerksam zu prüfen und ggf. zu ergänzen – es bildet die Grundlage für die Implementierung und spätere Abnahme.
Wir unterstützen Sie gerne – lassen Sie sich jetzt beraten!
3. Worauf es bei der Systemauswahl besonders ankommt
Unabhängig von der konkreten Lösung gibt es einige generelle Kriterien, die Sie bei der Auswahl beachten sollten:
- Zukunftsfähigkeit: Wird das System kontinuierlich weiterentwickelt? Ist der Anbieter langfristig am Markt aktiv?
- Kostenstruktur: Neben Anschaffungskosten sollten auch Wartung, Support und mögliche Erweiterungen einkalkuliert werden.
- Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives Interface erleichtert die Akzeptanz im Team und reduziert Schulungsaufwände.
- Modularität und Schnittstellen: Lässt sich das System an Ihre Prozesse anpassen? Können Drittsysteme problemlos integriert werden?
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4. Fazit: Die passende Lösung finden – nicht die erstbeste
Ein ERP-System ist kein Produkt „von der Stange“. Es geht darum, eine Lösung zu finden, die mit Ihrem Unternehmen wächst, Ihre Abläufe verbessert und Ihre Strategie unterstützt. Nehmen Sie sich Zeit für den Auswahlprozess – denn die Investition wirkt langfristig.
Ein neutraler, strukturierter Auswahlprozess ist der Schlüssel für den Erfolg. Wenn Sie dabei externe Expertise hinzuziehen möchten, kann ein erfahrener Implementierungspartner wie bspw. ifaktor helfen, die richtige Richtung einzuschlagen – etwa bei der Bewertung technischer Anforderungen oder der Vorbereitung auf die Einführung.
ifaktor begleitet mittelständische Unternehmen dabei, ERP-Lösungen wie Haufe X360 strukturiert auszuwählen und umzusetzen – mit dem Ziel, nicht nur Software einzuführen, sondern echte Prozessverbesserungen zu erzielen.
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